Il Magazzino Unico di Area Vasta Romagna quale esempio innovativo di un nuovo modello di gestione per ridurre i costi e apportare benefici organizzativi e finanziari. Se ne è parlato nel corso del Convegno “La Logistica sanitaria per la qualità e la sostenibilità delle Cure”, promosso dall’Ausl di Cesena in collaborazione con la Janssen Italia venerdì scorso al Centro Congressi Cesena Fiera. Presenti tra gli altri, l’assessore alle politiche per la salute della Regione Emilia-Romagna Carlo Lusenti, Il presidente dell’Agenzia nazionale per i servizi sanitari regionali (Agenas) Giovanni Bissoni, il direttore generale sanità e politiche sociali della Regione Emilia-Romagna Tiziano Carradori, l’assessore alle politiche per il benessere del cittadino Simona Benedetti, il direttore generale dell’Ausl di Cesena e coordinatore Area Vasta Romagna Maria Basenghi e i direttori generali delle Ausl di Rimini, Ravenna e Forlì, parte dell’Area Vasta Romagna insieme all’Ausl di Cesena e all’Irst di Meldola, riconosciuto in Irccs nel 2012.
“L’istituzione del Magazzino Unico – ha spiegato il direttore generale dell’ASL di Cesena e coordinatrice di Area Vasta Romagna Maria Basenghi – rappresenta la tappa finale di azioni già implementate come il laboratorio unico ed il coordinamento degli acquisti di Area Vasta, con il miglioramento dei servizi intermedi, ma soprattutto assicurando il maggior rendimento possibile delle risorse disponibili. Attraverso gli acquisti centralizzati – ha dichiarato la dott.ssa Basenghi in apertura del convegno – si sono ottenuti già risparmi consistenti dal punto di vista delle risorse umane (circa una cinquantina di unità) e nelle gare, la concentrazione ha portato nel primo anno già 4 milioni di risparmio”.
“Janssen Italia sta sempre più cercando di creare partnership di qualità, attraverso progetti e iniziative che, soprattutto in momenti difficili dal punto di vista economico per la sanità italiana, possano contribuire, almeno in parte, alla sostenibilità del sistema salute nel quale operiamo come stakeholders – ha dichiarato Massimo Scaccabarozzi, Presidente e Amministratore Delegato di Janssen Italia – Il processo di regionalizzazione ha avvicinato sempre di più la richiesta di salute dei cittadini alle Istituzioni, le Regioni si sono trovate a dare risposte ai bisogni, spesso diversi, nei singoli territori. In questo contesto lavorare insieme alle Istituzioni e al management sanitario, più che un obiettivo si è rivelata una necessità e questa aspettativa si è rafforzata nel tempo: condividere possibili soluzioni, interpretare la necessità di offrire qualità, sicurezza e accesso ai migliori trattamenti sono sentimenti che devono appartenere a tutti gli attori del sistema e, quindi, anche al privato. Nel caso specifico, stiamo sperimentando con successo diverse forme di collaborazione, mettendo a disposizione dei decisori sanitari con cui operiamo le nostre competenze e risorse nell’ambito dell’ottimizzazione dei processi, assessment organizzativi a supporto del management, leadership e change management”.
Folta la partecipazione di quanti rivestono un ruolo chiave nella pianificazione e gestione dei flussi logistici nel panorama italiano ed europeo. Partendo dall’esperienza innovativa del Magazzino Farmaceutico ed Economale Unico di Area vasta Romagna, autorità, professionisti sanitari ed esperti nazionali ed internazionali del settore si sono confrontanti sul tema della logistica sanitaria, che sempre più deve fare leva sull’innovazione per realizzare politiche di risparmi di costo e miglioramenti della qualità e sicurezza dell’assistenza. In questo senso, il Magazzino Unico rappresenta certamente un modello di efficienza consolidata e una concreta modalità non solo di razionalizzazione, ma anche di ottimizzazione dei costi, ancora più importante oggi, nel contesto di crisi che stiamo vivendo da un lato con le richieste di risparmi che vengono dalla “spending review” e, dall’altro, con la difesa e il rilancio del Servizio sanitario pubblico che l’Emilia-Romagna intende perseguire con forza a garanzia del diritto alla salute di tutti.
Operativo da fine 2010, con l’obiettivo di gestire in modo univoco tutti i processi di approvvigionamento dei farmaci, dei dispositivi medici e dei beni economali delle quattro Aziende Sanitarie di Area Vasta Romagna e dell’Irst di Meldola, Irccs dal 2012, il Magazzino Farmaceutico ed Economale Unico, all’interno del Centro servizi di Pievesestina, rappresenta un’importante tappa nel percorso di concentrazione di funzioni delle 4 Aziende sanitarie della Romagna e dell’Irst-Irccs di Meldola, percorso avviato nel 2009 e che ha già visto realizzati il laboratorio unico di analisi chimico cliniche, il centro trasfusionale, la banca regionale della cute con la cell factory.
“Il primo vantaggio – ha spiegato Gianluca Prati, direttore del Magazzino Unico di Area Vasta Romagna, è quello di unificare le procedure di tutte le aziende in un unico sistema di tracciatura della gestione dei beni economali, farmaci e dispositivi medici. E’ un sistema – continua il dott. Prati – che si integra a monte con i fornitori e a valle con i clienti (i reparti) in modo più strutturato perché ci permette di condividere i processi”.
Il Magazzino Unico di Area Vasta Romagna, un esempio di innovazione nel campo della logistica sanitaria
L’esperienza del Magazzino Unico si colloca all’interno del più ampio progetto di riorganizzazione delle attività tecnico-amministrative del sistema di Area Vasta Romagna e rappresenta un’esperienza innovativa di reingegnerizzazione dei processi logistici per la gestione di farmaci, beni sanitari ed economali.
Il Magazzino Unico, operativo dal 2011, è collocato a Pievesestina di Cesena in posizione baricentrica rispetto alle Aziende Sanitarie romagnole e all’Irst -Irccs di Meldola. Attualmente gestisce i farmaci di tutte e quattro le Aziende Sanitarie Romagnole e dell’Irst – Irccs di Meldola, nonché i beni sanitari ed economali dell’Azienda Usl di Cesena. Nei prossimi mesi è prevista l’implementazione del sistema e l’assorbimento dei restanti materiali sanitari ed economali delle Ausl romagnole con il superamento dei singoli magazzini economali e farmaceutici. A regime, verranno gestite oltre 6.500 tipologie di prodotti a scorta e oltre 15.000 tipologie di prodotti a transito, per un volume di affari stimato in oltre 150.000.000 di euro all’anno.
I benefici dell’innovazione della logistica sanitaria di AVR
Il progetto di riorganizzazione della catena di approvvigionamento di tutti i beni sanitari ed economali si caratterizza per alcune peculiarità significative, non ultima quella di considerare l’intera supply chain (sistema di approvvigionamento globale) come sistema integrato, coordinando tutti gli aspetti, dalla scelta dei fornitori alla consegna al cittadino, non limitandosi quindi a far coincidere la gestione della distribuzione con gli aspetti riguardanti il trasporto e l’immagazzinamento. L’attività effettiva del supply chain management è quindi quella di gestire in forma coordinata l’iter dei beni, cioè dal fornitore a qualsiasi servizio richiedente, sanitario o amministrativo.
Di conseguenza sono stati creati processi amministrativi più efficaci e più semplici che consentono la pianificazione ed il controllo, sfruttando le opportunità offerte dai sistemi informatici, riducendo in modo significativo i tempi di risposta e di gestione del sistema.
Per tutti i beni (economali e sanitari) gestiti sono state quindi centralizzate molte attività amministrative svolte in precedenza in ognuna delle singole Aziende Sanitarie, garantendo una maggior efficienza organizzativa, fra le quali ad esempio: la predisposizione degli ordini ai fornitori, la gestione dei contratti, la vigilanza sui prodotti, la gestione dei contenziosi, la gestione delle anagrafiche dei beni, la liquidazione delle fatture.
Inoltre le richieste di materiali provenienti da tutti i reparti (amministrativi e sanitari) delle singole Aziende Usl della Romagna vengono effettuate solo informaticamente, riducendo così l’utilizzo della carta, nonché eventuali errori di compilazione e garantendo tempi di predisposizione molto più brevi, offrendo ai professionisti sanitari strumenti utili per l’appropriatezza prescrittiva, il controllo della spesa e dei fabbisogni dei materiali.
E’ inoltre garantita anche la tracciatura continua per seguire la movimentazione del prodotto dall’arrivo in magazzino, fino alla consegna al soggetto che lo ha richiesto. Infatti tutti i prodotti che entrano nel circuito di Area Vasta acquistano un codice identificativo che li accompagna fino alla consegna al richiedente. Grazie all’utilizzo di appositi software e di codici a barre posti sia sui beni che sui contenitori terziari, oltre che sui roll (trasportatori) per la movimentazione, viene seguito ogni passaggio di consegne del prodotto, in modo informatico ed automatico, potendo rilevare tempi e temperature ambientali di tutto il percorso, nonché le caratteristiche distintive del prodotto movimentato.
Sviluppando i locali sistemi delle Aziende sanitarie sarà anche possibile giungere alla tracciatura informatizzata della somministrazione dei farmaci, utilizzando le informazioni memorizzate in origine all’interno del magazzino. Per rendere ancor più efficiente il sistema, tutti i documenti di consegna del magazzino sono dotati di un codice a barre; infatti, oltre a sfruttare le potenzialità della rete informatica, sarà possibile anche utilizzare tale codice per tracciare ed importare automaticamente i dati in esso contenuti ad ogni passaggio dell’iter di approvvigionamento.
Il carattere altamente integrato in una logica di rete è ciò che caratterizza in modo significativo il progetto del Magazzino Unico Economale e Farmaceutico di Area Vasta Romagna, che intende perseguire, attraverso la riprogettazione di tutti i processi di approvvigionamento, gli obiettivi più ampi di maggior qualità e sostenibilità delle cure.
Il Magazzino Unico Farmaceutico ed Economale è situato a Pievesestina di Cesena, all’interno del Centro Servizi di Area Vasta Romagna che rappresenta la prima esperienza in Italia di centro servizi unico, dove sono già a regime il Laboratorio Analisi, l’Officina Trasfusionale, la Banca Regionale della Cute con la Cell Factory, con l’obiettivo di estendere oltre i confini di ogni singola azienda sanitaria, modalità e strumenti per realizzare un sistema di produzione efficiente.
